Ouvrez votre institut bio

Vous êtes une professionnelle de l’esthétique et vous vous sentez prête à vous lancer dans la grande aventure de l’entreprenariat, alors prenez le temps de lire ces quelques conseils.

Découvrez à travers ce petit manifeste les 10 étapes pour ne rien oublier avant le grand saut ! 

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La formation

La formation

Pour ouvrir votre institut de beauté vous devrez être détentrice d’un diplôme d’esthétique.

  • Certificat d’aptitude professionnelle (CAP) Esthétique Cosmétique Parfumerie
  • Brevet professionnel (BP) Esthétique Cosmétique Parfumerie (après le CAP)
  • Bac Pro Esthétique Cosmétique Parfumerie
  • BTS Métiers de l’esthétique de la cosmétique et de la parfumerie
  • Brevet de maîtrise (BM) esthéticien cosméticien

Notez que la loi Pacte a supprimé l’obligation de réaliser un stage de préparation à l’installation (SPI) 1.

A savoir / Icone

La personne responsable de l’institut peut ne pas être titulaire d’un diplôme d’esthétique des lors que sa/ses salarié(es) sont bien diplômées. Le CAP n’apporte que peu de bases de gestion. Il est certainement préférable de compléter sa formation par un BEP ou Bac Pro pour ouvrir son institut. En effet l’esthéticienne à son compte devra non seulement exercer son métier de professionnelle de l’esthétique mais aussi gérer son institut, ses achats, ses ventes, ses charges, son personnel le cas échéant…

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L’Étude de marché

Un bien grand mot pour un peu d’analyse et beaucoup de logique. Mais ne pensez pas vous dédouaner de cette étude car elle est une des clés de la réussite de votre projet. Il faudra étudier et formaliser à minima : 

La définition de l’Offre : Quels services / Quels Produits ?

  • Epilations
  • Soins visage
  • Mains et pieds
  • Jambes légères
  • Soins détente corps, escales détente.
  • Soins minceur
  • Soins détox
  • Protocoles anti-âge, éclat, pureté…
  • Soins femme enceinte et allaitante
  • Maderothérapie, Kobido, …
  • Durée et tarification des soins
  • Drainage manuel ou avec accessoire ?
  • Produits bio ou conventionnels ?
  • Fabriqués en France ou pas forcément ?
  • Emballages recyclés et recyclables ou peu importe ?

Les réponses à toutes ces questions définiront votre offre et votre positionnement par rapport à vos concurrents et à la cible de clientèle que vous avez identifiée. 

La tarification de vos services et les prix de vente de vos produits

Il vous faudra connaitre vos tarifs de soin et faire en sorte qu’ils soient en cohérence avec le marché (vos concurrents). Ce sont les bases de votre business plan qui détermineront l’attractivité de votre offre et la rentabilité de votre business. Pensez à avoir un prix d’attaque que vous mettrez en avant et construisez une « offre découverte » pour attirer des clientes à l’ouverture. Vous achetez alors la possibilité de les séduire par la qualité de vos prestations et de vos produits lors de leur premier rendez-vous. Pensez à proposer des soins sous forme de cures, afin de réguler votre chiffre d’affaires. Vos clientes apprécieront sans aucun doute les résultats si vous suivez un protocole qui a fait ses preuves…et cela les fidélisera.

La connaissance de la concurrence : Qui/ Quoi/ Où/ A quel prix ?

Il est toujours intéressant de savoir que tel concurrent ne fait pas de soins corps, ni de minceur, etc. Mais il est tout aussi intéressant de savoir si une esthéticienne « facialiste » pratiquant des tarifs raisonnables est déjà bien implantée dans le quartier dans lequel vous pensiez vous installer ».

Les clients potentiels

Quels sont les besoins dans votre secteur géographique ? Quelles sont les tendances ? Les connaitre vous permettra de définir votre offre mais aussi votre proposition commerciale. N’hésitez pas à élaborer un petit questionnaire qui permettra de définir vos types de soins, tarifications, jours et horaires d’ouverture, etc. Cela sera également le début de votre prospection commerciale.

Exemples de questions que vous pouvez / devez poser :

→ Quels services aimeriez-vous que nous puissions proposer ? Epilation / Soins visages, corps, ongles… 
→ Quels niveaux de prix vous paraitraient acceptables : Pour une épilation (définir précisément la zone) -Ex Jambes complètes  Entre 20 € et 25 € | Entre 25 € et 30 € ou pour un Soin visage de 30 min : Entre 25 € et 30 € | Entre 30 € et 40 €
→ Souhaiteriez vous qu’on vous propose des cosmétiques naturels et biologiques ? Oui / Non
→ Apportez vous de l’importance au « fabriqué en France » dans une approche éco responsable ? Oui / Beaucoup / Non pas du tout
→ Quel est votre jour et horaire préféré pour un rendez-vous chez votre esthéticienne ? 1 seul choix car c’est le seul moyen d’avoir un avis tranché Proposer des jours et horaires larges permet de bien cerner le besoin. Attention, ce point est très important et peut vous amener à proposer des horaires décalés qui doivent être compatibles avec votre organisation personnelle. 
→ Souhaitez vous être informée de l’ouverture de l’institut / institut à domicile ? Si oui, veuillez indiquer votre nom, téléphone portable et adresse mail
Leur proposer une remise sur leur premier soin ou achat pour les remercier d’avoir répondu à votre questionnaire

Maintenant que vous connaissez votre offre, vos clients et leurs besoins, vos prix et vos concurrents, vous êtes en mesure de déterminer votre stratégie et de travailler votre business plan.

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Élaborez un Business Plan solide pour guider votre entreprise.

  • Quel concept ? Institut Spa / Institut / A domicile / Chez vous ?
  • Lister les prestations que vous proposerez et évaluez le volume d’affaires (voir 3.1 ci dessous)
  • Reprenez les tarifications de vente et d’achat préalablement identifiées
  • Recherchez les produits/ marques qui correspondent aux marges dont vous aurez besoin pour supporter vos charges.
  • N’oubliez pas d’inclure de la vente de produits dans votre business plan car sinon il sera plus difficile d’atteindre une bonne rentabilité.
  • Approchez vos marges théoriques et simulez vos charges (loyer/ assurance/ énergie/ box internet /…)
  • Présentez-le rapidement à plusieurs organismes financiers car plus ils croiront en votre projet mieux ils le financeront et meilleure sera votre trésorerie

Une fois tous ces éléments réunis, nous vous conseillons de vous assurer les services d’un comptable ou d’organismes d’aide à la création d’entreprise (Chambre des métiers / réseau France Active / BGE…) Mais rappelez-vous, personne mieux que vous ne pourra approcher votre prévisionnel de chiffre d’affaires.

1- Le chiffre d’affaires

Soins :
Prix moyen d’une prestation x nombre de prestations / semaine x 47 semaines (si vous prenez 5 semaines de vacances). Simulez les différents types de prestations et additionnez. Vous obtiendrez alors votre chiffre d’affaires prévisionnel.

Exemple, par semaine :

  • 20 épilations par semaine = 20 x 20 € = 400 €
  • 5 Soins visage par semaine = 5 x 40 €= 200 €
  • 2 Soins corps par semaine = 2 x 50 € = 100 €

Soit 700 € / semaine
Par 47 semaines = 32 900 € / an

Revente :
Pour que votre activité soit rentable, il faudrait générer au moins 20 % de votre chiffre d’affaires de soins en revente : Soit 32 900 € x 0,2 = 6 580€
Les études montrent que 40 % de revente serait le ratio idéal pour assurer la bonne rentabilité de l’activité. Bien sûr cela dépend du montant des charges que vous engagerez. Ne sous-estimez jamais cela, même si vous êtes une professionnelle de l’esthétique, vous devez avant tout être une conseillère, une experte beauté. Vous devrez faire un diagnostic beauté alors, si votre marque vous le propose, utilisez les ordonnances beauté pour que le conseil prodigué se transforme naturellement en vente. Bien sûr, il faut toujours différencier le soin cabine et le suivi quotidien à la maison. Ne vendez pas des produits trop techniques dont votre cliente ne se servirait pas. Au contraire, préconisez des produits d’entretien et de confort.

2 – La marge

1/ Concernant votre activité cabine

Prendre le montant de vos achats de matières premières utilisées et le rapporter aux prestations réalisées.
Soit, Marge = coût des produits utilisés pour le soin (€) /prix de vente du soin (€)
Chez Oxalia, un soin est estimé à 3-4 € de produits pour un coût moyen de 30 à 40 €, soit une marge brute de 90 %.

2/ Concernant vos activités « Revente »

Faire le rapport entre votre prix d’achat et votre prix de vente des produits vendus.
Le coefficient généralement appliqué est de 2.
Ainsi si vous achetez un produit 10 € HT, vous le proposerez à 20 € TTC, soit une marge de 40 %

3 – Les charges

Il s’agit de l’eau, l’électricité, les assurances pour le local, la responsabilité civile, le loyer, etc… Ces charges varient considérablement selon si votre activité est « à domicile » ou « en institut », et en fonction de la localisation de votre institut.

4 – Les salaires

Lors de votre première année d’exploitation, vous pouvez bénéficier d’exonérations partielles des cotisations sociales si vous étiez préalablement demandeur d’emploi.
Hors exonération, comptez 45 % de charges sociales par rapport à votre rémunération. Consultez votre comptable car les exonérations de charges dépendent également du niveau de salaire brut et nécessitent qu’un expert vous fasse le calcul. Dans les faits, plus le salaire est bas, plus les exonérations Fillion sont hautes.

5 – Le financement

Une fois votre business plan finalisé, il s’agira de convaincre vos banquiers de vous faire confiance. Obtenez des financements car il vaut mieux préserver votre trésorerie. Consultez les programmes d’aides de la Région ou du Département. Enfin, il existe des organismes pour garantir votre emprunt, ce qui peut permettre de limiter votre engagement personnel en tant que caution du prêt demandé. Consultez l’association www.franceactive.org

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Statut juridique

Vous devrez décider du statut juridique de votre entreprise.
Les options courantes incluent la SASU, la SAS, la SARL, la SCI ou le statut d’auto-entrepreneur.
Là encore votre expert-comptable / comptable doit être en mesure de vous aider.

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Choisissez vos partenaires

Pour garantir vos marges et assurer le chiffre d’affaires, vous avez maintenant un brief qui va vous permettre de rechercher la marque avec laquelle vous allez travailler.
Sera-t-elle :

  • Conventionnelle ou bio ?
  • Française ou étrangère ?
  • Entrée de gamme / Moyen de gamme / Haut de Gamme ?
  • Avec des ouvertures de compte importantes ou raisonnables ?
  • Vendue sur internet ou seulement en institut ?
  • Avec des minimums de commande et des miniums d’achats annuels ?
  • Avec des franco de ports importants ou raisonnables ?
  • Paiement comptant ou à 30 jours ?
  • Offrant des services de formation à ses propres protocoles ?
  • Innovante ?
  • Dynamique ?
  • A l’écoute ?

N’hésitez pas à poser toutes ces questions qui sont déterminantes pour la bonne santé de votre institut. Une esthéticienne travaille souvent seule, il est important de pouvoir s’appuyer sur une marque de confiance qui saura vous aider le moment venu.
N’oubliez pas que si les minimums de commande sont élevés, il pourra être difficile de faire votre réassort régulièrement…et cela dégradera votre trésorerie…

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Trouvez un local commercial cochant toutes les cases :

  • Trouvez un local commercial attractif ou réfléchissez à l’aménagement d’un espace dédié et privé à votre domicile
  • Signez un bail commercial pour votre institut de beauté.
  • Choisissez un emplacement stratégique pour attirer des clients. Comme pour l’immobilier privé, pensez emplacement, emplacement et emplacement…
  • Avant de créer votre institut de beauté, prenez connaissance des normes liées à l’ouverture d’un établissement recevant du public (ERP).
  • Avant d’ouvrir, assurez-vous de respecter les normes d’hygiène et de sécurité liées à l’ouverture d’un établissement recevant du public (ERP)
  • Pensez aux facilités de stationnement car vos clientes seront souvent pressées et aimeront se garer au plus près.

Choisissez le matériel correspondant à votre concept :

  • Achetez le matériel nécessaire pour vos services esthétiques (tables de massage, produits, équipement de manucure, etc.)
  • Pensez praticité pour vous et confort pour vos clientes

Ne voyez pas trop grand mais intégrez bien ces achats dans votre financement

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Embauchez du personnel (si nécessaire) :

  • Recrutez des esthéticiennes qualifiées pour prodiguer les soins et services
  • Attention, « chi va piano va sano ! » car les charges peuvent vite générer des problèmes de trésorerie.

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La communication

Il faut dire ce que vous allez faire et faire ce que vous allez dire.
Construisez votre communauté et engagez-les au préalable de l’ouverture. Utilisez les réseaux sociaux et appuyez-vous sur une marque à votre écoute, qui peut vous aider.
Vous avez fait vos choix de marque et de soins, pensez à réaliser ou faire réaliser un document support (carte de soins) tarifaire permettant de communiquer vos prestations, vos produits revente mais rappelant aussi vos coordonnées, jours et horaires d’ouverture ainsi que vos réseaux sociaux.

Penser à référencer votre établissement sur Google et à bien rentrer vos jours et horaires d’ouvertures ainsi que toute information permettant de vous contacter. Cette page Google devra être toujours actualisée. Elle est gratuite et très consultée, alors profitez-en.

Quand vous aurez ouvert, vous devrez obtenir des avis positifs. Ce sera un combat quotidien qu’il ne faudra surtout pas négliger ! Répondez toujours. Certaines marques vous permettront d’être référencée sur leur site et créeront alors du trafic pour vous. Renseignez-vous !

Avant l’ouverture, pensez à communiquer avec votre cible.

  • Routage papier
  • Porte à porte
  • Tract / Vouchers chez les commerçants / professions libérales du quartier
  • Présentez-vous, échangez avec tous, il faut du réseau pour faire tourner un institut… et ce sera tellement plus simple d’expliquer ce que vous proposez de vive voix.
  • Ne négligez pas les réseaux sociaux !

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Déclarez votre activité / Démarches administratives

  • Immatriculez-vous au centre de formalités des entreprises (CFE) compétent.
  • Enregistrez-vous à la chambre des métiers.
  • Faites une déclaration aux services des impôts.
  • Publiez une annonce légale.
  • Souscrivez une assurance de responsabilité civile.

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Ouverture et fidélisation

C’est le début d’un autre chapitre mais il est important de l’avoir prévu en amont car vous ne voulez pas perdre les premières clientes qui viendront à l’institut. Pour bien préparer votre ouverture, choisissez le bon soin, proposez une carte de fidélité, proposez des cures, offrez des échantillons, pensez au parrainage. N’oubliez pas, le bouche à oreille sera votre meilleur allié si vous faites les choses bien.

Et pensez à appeler Oxalia®, la petite marque de cosmétiques naturels et biologiques qui monte, qui monte… et qui est à l’écoute de ses clientes. Parce qu’on se dit que vous faire profiter de nos conseils sans se présenter ne serait pas très poli, on se lance…

  • Des produits naturels et biologiques
  • Une fabrication en France dans un petit village à coté de Montpellier, entre la garrigue et la mer Méditerranée
  • Des soins efficaces et agréables
  • Des protocoles techniques
  • Des commerciales à votre écoute
  • Un centre de formation en plein essor
  • 250 € d’ouverture de compte
  • 250 € de franco de port
  • Pas d’objectifs annuels de vente
  • 1300 instituts et esthéticiennes à domicile en France
  • Des promotions toute l’année (4+1 gratuit pour les formats revente)
  • Des offres de saison avec des nouveautés produits 2 à 3 fois par an.

Mettez toutes les chances de votre coté et bonne chance pour l’ouverture de votre institut de beauté !

 

Par Stéphane Bridot, cogérant de Oxalia®